Praxis-Baustein II - Die Arbeit mit Microsoft Word
Mit Microsoft Word Dokumente auf Barrierefreiheit überprüfen
Überprüfen auf Barrierefreiheit
Es gibt im Textverarbeitungsprogramm Word ab Version 2007 die Möglichkeit, Dokumente auf Barrierefreiheit überprüfen zu lassen.
Diese Prüfung ist jedoch mit Vorsicht zu behandeln, da das System nur logische Fehler erkennen kann. Es prüft beispielsweise, ob bei einem Bild der Alternativtext angegeben wurde. Der Inhalt des Alternativtextes kann nicht überprüft werden. Ähnlich verhält es sich mit den restlichen Texten/Inhalten: Die Prüfung ermittelt, ob es Überschriften gibt und ob die logische Reihenfolge stimmt (Überschrift 2/4/1 würde als falsch erkannt werden, richtig ist Überschrift 1, 2, 3, etc.). Ob der Inhalt, den Sie als Überschrift definiert haben, auch inhaltlich als Überschrift anzusehen ist, kann das System nicht überprüfen.
Prüfen Sie zunächst selbst, ob Ihr Text logisch strukturiert aufgebaut wurde!
Auf Barrierefreiheit überprüfen
Zum Schluss prüfen Sie das Dokument auf Barrierefreiheit: Klicken Sie dazu auf Datei -> Informationen -> Auf Probleme Überprüfen -> Auf Barrierefreiheit prüfen.
Nach der Auslösung der Prüfung wird am rechten Fensterrand das Fenster mit den Prüfungsergebnissen eingeblendet.
Speichern als PDF-Dokument
Microsoft Word ist ab Version 2007 in der Lage, ein Dokument direkt als PDF abzuspeichern.
Nach Beendigung aller Prüfungen und Beseitigung aller Fehler sollten Sie Ihr Dokument zunächst als .docx-Datei speichern.
Im Anschluss klicken Sie auf Datei -> Speichern unter (oder drücken F12), wählen Sie als Dateityp PDF aus.
Aktivieren Sie vor dem Speichern den Button Optionen.
Kontrollieren Sie, ob der Menüpunkt „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ aktiviert ist und schließen Sie den Options-Dialog mit „O. k.“.
Diese Option sorgt dafür, dass die Tag-Struktur, bestehend aus den mit Formatvorlagen deklarierten Überschriften, dem Dokument-Titel usw. in das PDF-Dokument übernommen werden.
Tags werden von Hilfstechnologien benötigt, um die Dokument-Struktur darstellen zu können.
Danach kann das Dokument im PDF-Format gespeichert werden.
Die hier vorgestellten Möglichkeiten und Funktionen in Microsoft Word erlauben lediglich die Erzeugung von barrierearmen PDF-Dokumenten.
Die Erzeugung von barrierefreien Dokumenten ist nicht möglich. So können z. B. mehrspaltige Texte oder Rahmen nicht fehlerfrei in ein barrierefreies PDF überführt werden.
Um das höchstmögliche Maß an Barrierefreiheit zu erreichen, vor allem bei komplexeren Dokumenten, ist die Bearbeitung mit Adobe Acrobat Professional oder einer vergleichbaren Software unumgänglich.
Einige Features, die hier beschrieben werden, stehen erst ab Office 2007 zur Verfügung.
Dies betrifft insbesondere das Speichern als PDF-Dokument direkt aus Word heraus und die Prüfungen auf Barrierefreiheit. Daneben können bestimmte Menüpunkte und Schaltflächen etwas anders beschriftet sein. Daher finden Sie an dieser Stelle erneut manche Screenshots, die dieselben Dialoge zeigen, aber den entsprechenden Menüpunkt hervorheben, da er in anderen Versionen anders benannt ist (Beispiel im Options-Dialogfeld bei Speichern unter/PDF, die Angabe, dass die Tags für Barrierefreiheit übernommen werden sollen).