Praxis-Baustein - Die Arbeit mit Microsoft Excel
Erstellen von barrierefreien Dokumenten mit Microsoft Excel
Mit Microsoft Excel lassen sich Dokumente der Formate .xls und .xlsx in barrierefreie Form aufbereiten.
In diesem Abschnitt wird die Erstellung barrierefreier Excel-Dokumente, bzw. das Überführen eines Excel-Tabellenblattes in ein PDF-Dokument beschrieben. Dabei wird neben den Anforderungen an ein barrierefreies Excel-Dokument auch auf die Grenzen der Tabellenkalkulation und die Präsentation in einem PDF-Dokument eingegangen.
Eine direkte Überführung eines Excel-Dokumentes in ein barrierefreies PDF ist nicht möglich, da einige erforderliche Kriterien in einem Excel-Dokument nicht erfüllt werden können (Überschriften, Absätze etc.). Hinweis: Excel ist keine Textverarbeitung!
Grundsätzliche Kriterien für Barrierefreiheit in Dokumenten
Wie bereits in der Einleitung zu diesem Tutorial beschrieben, müssen barrierefreie Dokumente bestimmte Kriterien erfüllen, damit sie von allen Menschen gleichermaßen nutzbar sind.
Grundlage dafür ist die Barrierefreie Informationstechnik Verordnung in der Version 2.0 (BITV 2.0).
Externer Link: https://www.gesetze-im-internet.de/bitv_2_0/BJNR184300011.html.
Es gelten grundsätzlich die gleichen Kriterien für die Barrierefreiheit wie im Kapitel zu Barrierefreie Dokumente in Word erstellen zuvor. Zusätzlich zu den hier angesprochenen Punkten muss jeder Nicht-Text-Inhalt (z.B. Grafiken, Diagrammen) erklärt und mit einem Alternativtext versehen werden.
Das PDF (Portable Document Format) wurde ursprünglich entwickelt, um Inhalte unveränderbar und optisch einheitlich darstellen zu können. PDF-Dokumente sollen bei jedem Anwender und auf jedem Anzeigegerät (Druckern, Plottern, etc.) immer exakt gleich angezeigt werden und verarbeitet werden können.
Nicht jeder Anwender kann von diesem selbstverständlichen Zugang profitieren. Insbesondere Menschen mit Behinderung sind oft mit unzugänglichen PDF Dokumenten konfrontiert. So kann eine eingescannte Abschrift in pdf-Format ohne entsprechende Vorkehrungen Probleme bereiten und nicht gelesen werden, auch wenn diese nach PDF gewandelt wurde.
Barrierefreie Dokumente müssen allerdings von jedem Anwender an seine Bedürfnisse individuell angepasst werden, um auf unterschiedliche Weise genutzt werden zu können – also genau das Gegenteil.
So muss z. B. die Anpassung der Schriftgröße, der Darstellungsfarbe oder der alternativen textlichen Beschreibung von grafischen Elementen möglich sein. Deshalb besteht die Möglichkeit, alle in einem PDF-Dokument enthaltenen Objekte wie Bilder, Rahmen, Tabellen usw. in einer zusätzlichen Struktur abzubilden.