I. Theorieblock - Über die Wichtigkeit von barrierefreien Word Dateien
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Barrierefreie Word-Dokumente
Barrierefreie Word-Dokumente sollen prinzipiell für sehbehinderte Menschen ebenso zugänglich sein wie für Menschen ohne Behinderung. Ihre Bereitstellung ist ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung. Ihre wirtschaftliche und gesellschaftspolitische Bedeutung nimmt stetig zu. In Deutschland leben weit über eine Million sehbehinderte und blinde Menschen. Ihre Anzahl wächst mit dem steigenden Altersdurchschnitt der Bevölkerung, denn etwa 50% der Ursachen von Sehbehinderungen sind altersbedingt - das heißt konkret ab dem 40sten Lebensjahr.
Sehende Menschen unterscheiden Überschriften von anderen Text visuell, blinde Menschen können dies nur rein strukturell. Sie müssen somit darüber informiert werden, dass es sich um eine Überschrift handelt. Ähnlich verhält es sich auch mit vielen anderen Textelementen (z.B. Listen, Verweise, Bilder, Tabellen, Verzeichnisse).
Menschen mit einer Seheinschränkung können meist noch einige Informationen unter Umständen visuell wahrnehmen, eine Unterstützung mittels Vergrößerung oder mehr Kontrast wäre vorteilhaft.
Die Arbeit mit Microsoft Word
Die neueren Word-Versionen von Microsoft verfügen über viele integrierte Features, die Personen mit verschiedenen Behinderungen beim Lesen und Verfassen von Dokumenten unterstützen. Darüber hinaus bietet Word zusätzlich die Prüfung nach Barrierefreiheit in den Word-Dokumenten, die die Suche nach problembehafteten Elementen unterstützt.
Auf den folgenden Seiten im Praxisblock möchten wir Ihnen eine Anleitung geben, wie Sie Ihre Word-Dokumente so erstellen, dass diese für mehr Menschen zugänglich sind. Mittels dieser Anleitung wird Ihr Arbeiten z.B. mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word langfristig strukturierter und effizienter.
Die Anleitung konzentriert sich auf Microsoft Office Word 2010. Sollten Sie mit früheren Versionen vor Word 2007 arbeiten, kann Ihnen eventuell das interaktive Handbuch von Microsoft Word helfen.
Link zu Praxis-Baustein I: Barrierefreie Dokumente mit WORD erstellen .
Link zu Praxis-Baustein II: Formatieren von Word-Dokumenten
Einige Features, die hier beschrieben werden, stehen erst ab Office 2007 zur Verfügung. Dies betrifft insbesondere das Speichern als PDF-Dokument direkt aus Word heraus und die Prüfungen auf Barrierefreiheit.
Daneben können bestimmte Menüpunkte und Schaltflächen etwas anders beschriftet sein. Daher finden Sie an dieser Stelle erneut manche Screenshots, die dieselben Dialoge zeigen, aber den entsprechenden Menüpunkt hervorheben, da er in anderen Versionen anders benannt ist (Beispiel im Options-Dialogfeld bei Speichern unter/PDF, die Angabe, dass die Tags für Barrierefreiheit übernommen werden sollen).
Barrierefreie Gestaltung von Word-Dokumenten
- Aufgrund des Funktionsumfangs der Software werden in diesem Tutorial ausschließlich Funktionen für die Umsetzung von Barrierefreiheit behandelt. Für Anwender, die weiterführende Informationen zu Microsoft Word benötigen, ist eine zusätzliche Weiterbildung erforderlich.
- Sorgfältig strukturierte Texte, die den Überblick fördern mit Aufzählungen, Nummerierungen etc.
- Formale Textauszeichnungen wie Überschrift, Absatz, Fußnote, Spalten, Tabellen etc.
- Erleichterte Navigation durch Inhaltsverzeichnis mit Direktnavigation zu den Themen
- Inhaltsbeschreibung des Dokuments
- Verwendung gut lesbarer Fonts und Schriftgrößen
- Audiovisuelle Elemente sowie Bilder und Grafiken mit äquivalenten Alternativtexten beschreiben
- Farben nicht als sinntragende Elemente einsetzen, der Inhalt sollte auch in S/W verständlich sein