I. Theorieblock - Über die Wichtigkeit von barrierefreien EXCEL Dateien

Reiter

Barrierefreie Excel-Dokumente

Barrierefreie Excel-Dokumente sollen prinzipiell für sehbehinderte Menschen ebenso zugänglich sein wie für Menschen ohne Behinderung. Ihre Bereitstellung ist ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung. Ihre wirtschaftliche und gesellschaftspolitische Bedeutung nimmt stetig zu. In Deutschland leben weit über eine Million sehbehinderte und blinde Menschen. Ihre Anzahl wächst mit dem steigenden Altersdurchschnitt der Bevölkerung, denn etwa 50% der Ursachen von Sehbehinderungen sind altersbedingt - das heißt konkret ab dem 40sten Lebensjahr.

Sehende Menschen unterscheiden Überschriften von anderem Text visuell, blinde Menschen können dies nur rein strukturell. Sie müssen somit darüber informiert werden, dass es sich um eine Überschrift handelt. Ähnlich verhält es sich auch mit vielen anderen Textelementen (z.B. Tabellen und deren Einträge in den Spalten bzw. Zeilen, Diagrammen, Bilder, Verzeichnisse).
Menschen mit einer Seheinschränkung können meist noch einige Informationen unter Umständen visuell wahrnehmen, eine Unterstützung mittels Vergrößerung oder mehr Kontrast wäre vorteilhaft.

Die Arbeit mit Microsoft Excel

Tabellen in Dokumenten sind eine gute Möglichkeit, detaillierte Informationen in übersichtlicher und knapper Form darzustellen. Grundlegende Informationen können auf dem ersten Blick anhand von Aufbau und Gestaltung der Tabelle entnommen werden.
Die neueren Excel-Versionen von Microsoft verfügen über viele integrierte Features, die Personen mit verschiedenen Behinderungen beim Lesen und Verfassen von Dokumenten mit Tabellen hier unterstützen können. Darüber hinaus bietet Excel zusätzlich die Prüfung nach Barrierefreiheit in den Excel-Dokumenten, die die Suche nach problembehaften Elementen unterstützt.

Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen eine Anleitung geben, wie Sie Ihre Excel-Dokumente so erstellen, dass diese für viele Menschen zugänglich sind.
Die Anleitung konzentriert sich auf Microsoft Office Excel 2010. Sollten Sie mit früheren Versionen vor Excel 2007 arbeiten, kann Ihnen eventuell das interaktive Handbuch von Microsoft Excel helfen.

Link zu Praxis-Baustein: Barrierefreie Formatieren und Erarbeiten von Excel-Dokumenten.

Einige der hier beschriebenen Features stehen erst ab Office 2007 zur Verfügung. Dies betrifft insbesondere das direkte Speichern als PDF-Dokument direkt aus Excel heraus und die Prüfungen auf Barrierefreiheit.
Bestimmte Menüpunkte und Schaltflächen können in den verschiedenen Programmversionen jeweils anders betitelt sein. Daher zeigen einige Screenshots dieselben Dialoge, heben aber die Menüpunkt hervor, die in den unterschiedlichen Programmversionen jeweils anders benannt sind.

Barrierefreie Gestaltung von Excel-Dokumenten

Tabellen sind, wie bereits angesprochen, eine gute Möglichkeit, detaillierte Informationen in kurzer und knapper Form darzustellen. Bereits auf den ersten Blick, lassen sich durch Aufbau und Gestaltung der Tabelle grundlegende Informationen entnehmen.
Blinde Menschen und Menschen mit Sehbeeinträchtigungen benötigen für das Lesen und Verstehen unstrukturierter, unübersichtlicher Tabellen einen erheblichen Zeitaufwand, da Screenreader dem natürlichen Lesefluss von links oben nach rechts unten folgen. Screenreader benötigen eine festgelegte Struktur, um dem Benutzer alle Informationen effiizient auszugeben.

Für die Umsetzung dieses Tutorials sind Grundkenntnisse im Umgang mit Microsoft EXCEL erforderlich.
  • Aufgrund des Funktionsumfangs der Software werden in diesem Tutorial ausschließlich Funktionen für die Umsetzung von Barrierefreiheit behandelt. Für Anwender*innen, die grundlegende oder vertiefende Informationen zu Microsoft EXCEL benötigen, ist eine anderweitige Weiterbildung empfehlenswert.
  • Die direkte Überführung eines Excel-Dokumentes in ein barrierefreies PDF-Dokument ist nicht möglich, da Microsoft Excel kein Textverarbeitungsprogramm ist und Excel-Dokumente einige der für Barrierefreiheit erforderlichen Kriterien nicht erfüllen können.
  • Erleichterte Navigation durch Inhaltsverzeichnis mit Direktnavigation zu den Themen
  • Inhaltsbeschreibung des Dokuments
  • Verwendung gut lesbarer Fonts und Schriftgrößen
  • Audiovisuelle Elemente, sowie Bilder und Grafiken mit äquivalenten Alternativtexten beschreiben
  • Farben nicht als sinntragende Elemente einsetzen, der Inhalt sollte auch in S/W verständlich sein